Ngày nay, chúng ta đang sống trong một thế giới được bao quanh bởi công nghệ hiện đại, và muốn phát triển bền vững dường như phải cải tiến môi trường làm việc hiện tại. Bên cạnh đó, nhân tài thường bị thu hút bởi những nơi làm việc linh hoạt và tự do sáng tạo. Trong bài viết này, Epione sẽ đem đến cho doanh nghiệp góc nhìn tổng quan về một văn phòng “thông minh”.
Thế nào là một văn phòng "thông minh"?
Theo báo cáo của Growth Market Reports, thị trường văn phòng thông minh toàn cầu đang bùng nổ mạnh mẽ, tiềm năng tăng trưởng cao nhất thuộc khu vực Bắc Mỹ và châu Á, theo sau là châu Mỹ Latinh và châu Âu. Nó dự kiến sẽ đạt 73,8 tỷ đô la vào năm 2027, tăng trưởng với tốc độ CAGR (tỷ lệ tăng trưởng kép hàng năm) là 13,14%.
Hệ thống tự động nhận diện khu vực có người để bật/ tắt đèn, nội thất văn phòng có khả năng nhắc nhở nghỉ giải lao, hay trợ lý ảo hỗ trợ nhân viên trả lời câu hỏi và đăng ký phòng họp,... Tất cả đều là văn phòng thông minh.
Văn phòng thông minh là nơi mà công nghệ tích hợp liền mạch vào môi trường làm việc. Nó hỗ trợ tăng tốc quy trình làm việc, giúp quá trình giao tiếp giữa nhân viên và cấp quản lý trở nên nhanh chóng, hiệu quả và thông minh hơn.
Văn phòng thông minh là gì?
Tuy nhiên, công nghệ không là yếu tố duy nhất tạo nên một nơi làm việc thông minh. Sự cân bằng giữa con người, không gian làm việc và công nghệ là yếu tố cốt lõi tạo nên một văn phòng thông minh:
- Con người: Ai là người sử dụng các kết nối thông minh, nhân viên, đối tác hay C-level? Nhu cầu của họ là gì? Họ đã có kỹ năng sử dụng các công nghệ mới? Họ có mong muốn làm việc từ xa không?
- Không gian làm việc: Liệu nó có hỗ trợ quy trình làm việc của tổ chức và đáp ứng nguyện vọng của các bên liên quan (nội thất văn phòng, hệ thống ánh sáng, tiếng ồn,...)?
- Công nghệ: Việc chọn lựa công nghệ sẽ phải phù hợp với Con người của tổ chức và cải thiện những yếu điểm của Không gian làm việc. Ví dụ, nếu doanh nghiệp bạn muốn tối ưu các công việc lặp đi lặp lại, tự động hóa nên là sự ưu tiên, như quản lý phòng họp, tự động điều chỉnh nhiệt độ, ánh sáng khi có người trong phòng,...
Lợi ích khi sở hữu văn phòng thông minh
1. Tiết kiệm chi phí vận hành
Mô hình làm việc linh hoạt (hybrid working) là ví dụ điển hình cho lợi ích này. Những ngày mà phần lớn nhân viên không có mặt tại văn phòng, bạn nghĩ điều gì sẽ xảy ra?
- Không gian văn phòng và chi phí đầu vào sẽ giảm đáng kể
- Một lượng điện tiêu thụ khổng lồ được cắt giảm
- Tiết kiệm chi phí bảo trì, an ninh trật tự
- Khả năng thu hút và giữ chân nhân tài hàng đầu tăng
Một ví dụ khác nữa là Chatbot. Nó có thể hỗ trợ giải đáp thắc mắc, tư vấn khách hàng, cung cấp thông tin cá nhân hóa cho người dùng,... một cách chính xác và nhanh chóng hơn con người rất nhiều. Khi đó, nhân sự sẽ có thời gian tập trung vào những đầu việc thực sự quan trọng mà Chatbot không thể thay thế được.
2. Tăng năng suất làm việc
Tự động hóa quy trình giúp giải phóng thời gian cho nhân sự với các đầu việc giá trị thấp, lặp đi lặp lại. Nó giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, làm cho đầu ra chất lượng hơn và dễ dàng theo dõi hiệu suất bằng số liệu cụ thể.
Các thiết bị như bàn thông minh (có khả năng nâng hạ và nhắc nhở nghỉ ngơi), phòng họp thông minh (đặt lịch và thông báo cho mọi người thời gian, địa điểm, cũng như những thay đổi nếu có) đều góp phần gia tăng năng suất làm việc của nhân viên.
Năng suất làm việc gia tăng.
3. Cải thiện sự hài lòng của nhân viên
Khi việc ứng dụng công nghệ vào nơi làm việc trở nên dễ dàng và liền mạch, nhân viên sẽ có cảm hứng quay trở lại làm việc hơn. Văn phòng với các kết nối thông minh, các phòng họp được quản lý bởi AI giúp tổ chức các cuộc họp nhóm và thảo luận hàng ngày có thể được thực hiện hiệu quả ngay cả khi nhân viên không có mặt tại văn phòng. Từ đó, gia tăng sự kết nối và giao tiếp hiệu quả giữa mọi người trong tổ chức.
4. Phân tích, báo cáo dựa trên dữ liệu
Công nghệ văn phòng thông minh thường cung cấp các báo cáo phân tích mở rộng cho phép doanh nghiệp phân tích cách sử dụng văn phòng, cách quản lý thời gian, sự có mặt và hiệu suất của nhân viên. Doanh nghiệp cũng dễ dàng kiểm soát được các vấn đề không hiệu quả như mong muốn và dễ dàng tùy chỉnh thích hợp.
5. Tăng tính bảo mật, an toàn dữ liệu
Mặc dù IoT đã mở ra cánh cửa cho những khả năng vô tận, nhưng rủi ro về bảo mật dữ liệu trước những cuộc tấn công mạng vẫn là một vấn đề đáng chú ý. Dữ liệu phải được mã hóa – mã hóa có thể được tích hợp vào thiết bị hoặc trong ứng dụng giao tiếp với nó. Một vài điều cơ bản cần được tuân theo để cải thiện bảo mật IoT:
- Thực hiện bảo mật ngay từ đầu
- Cho phép cập nhật và kiểm tra trong tương lai
- Xác thực thiết bị và kiểm soát truy cập
- Chuẩn bị cho tất cả hình thức tấn công mạng
- Thường xuyên backup dữ liệu
Tăng tính bảo mật, an toàn dữ liệu.
Các giải pháp văn phòng thông minh không thể bỏ qua
1. Hệ thống quản lý đặt phòng trước
- Hệ thống đặt phòng: Được sử dụng để đặt phòng theo nhu cầu (phòng riêng tư, phòng thảo luận nhóm,...). Nó có khả năng phát hiện, quản lý, xem xét, thông báo cho mọi người liệu phòng là trống hay đã có người. Nếu có thay đổi, nó sẽ thông báo ngay cho tất cả người tham gia đều biết. Giải pháp này giúp nhân viên dễ dàng lập kế hoạch trong khi vẫn đảm bảo không gian được sử dụng hết tiềm năng.
- Bàn nóng (hot desking): Nhân viên có thể chọn bàn làm việc ưa thích trước giờ làm, trong một số giờ nhất định, hay nhượng bàn đó cho những người khác khi họ đang họp hoặc ra ngoài ăn trưa. Điều này giúp tối đa hóa không gian văn phòng và khiến nhân viên cảm thấy kiểm soát tốt hơn trải nghiệm tại chỗ của họ.
Minh họa về hot desking.
2. Công nghệ cảm biến
-
- Cảm biến môi trường (Environmental sensors): Giám sát nhiệt độ (kết nối với hệ thống HVAC), độ ẩm (kết nối với hệ thống HVAC hoặc hệ thống hút ẩm), ánh sáng, tiếng ồn và chất lượng không khí (theo dõi mức độ nồng độ CO2, PM2.5 và TVOC) nhằm đảm bảo mọi thứ ổn định, đem lại trải nghiệm tốt nhất cho nhân viên.
- Cảm biến ánh sáng (Light sensors): Khả năng nhận biết các biến đổi của môi trường thông qua mắt cảm biến để kịp thời điều chỉnh ánh sáng phù hợp. Phát hiện và theo dõi độ sáng của một khu vực trong văn phòng, hỗ trợ thu thập dữ liệu về cách ánh sáng ảnh hưởng đến việc sử dụng không gian.
Công nghệ cảm biến ánh sáng.
- Cảm biến chiếm dụng (Occupancy sensors): Sử dụng cảm biến hồng ngoại thụ động (PIR) phát hiện chuyển động bằng cách nhận bức xạ hồng ngoại. Giúp đo lường việc sử dụng và theo dõi mức độ chiếm dụng phòng họp, bốt điện thoại hoặc bất kỳ không gian nào khác tại nơi làm việc, từ đó ra quyết định điều chỉnh kích thước không gian phù hợp hay sửa sang lại một số khu vực nhất định.
- Cảm biến đếm người (Visitor counting sensors): Thường được lắp đặt ở lối vào văn phòng hoặc các điểm quan trọng khác nhằm theo dõi số lượng người đi qua. Chúng giúp lấy dữ liệu về cách sử dụng không gian và thời điểm lưu lượng truy cập đạt đến điểm cao nhất và thấp nhất.
3. Giải pháp sức khỏe và an toàn
- Hệ thống an ninh văn phòng: Giờ đây có thể điều khiển từ xa, tích hợp với camera quan sát, camera IP nhiệt, cảm biến âm thanh, cảm biến lửa, khói, ngập lụt và CO2 trên một giao diện duy nhất. Nó cũng được kết nối với chính quyền địa phương và các dịch vụ ứng cứu khẩn cấp.
- Công thái học: Bộ Lao động và Công nghiệp Bang Washington đã thực hiện nghiên cứu một nhóm 4.000 nhân viên khi họ bắt đầu sử dụng nội thất công thái học, năng suất làm việc tăng 40%. Theo một báo cáo khác của Trung tâm Dự phòng và Kiểm soát bệnh tật Hoa Kỳ (U.S. CDC), những người giảm thời gian ngồi xuống còn 66 phút mỗi ngày với bàn làm việc có thể điều chỉnh độ cao đã giảm đau cổ và lưng nhiều nhất 54%.
Giải pháp công thái học.
4. Quản lý bảo mật
- Kiểm soát truy cập: Một phương pháp bảo mật vật lý nhằm kiểm soát hoặc giới hạn quyền truy cập vào một không gian. Với việc tích hợp ID nhân viên và các phòng với công nghệ kiểm soát truy cập, đồng bộ hóa hệ thống sẽ cung cấp cho các nhân viên khác nhau các cấp truy cập khác nhau tùy thuộc vào vị trí của họ. Điều này đảm bảo đúng người ở đúng nơi trong khi vẫn giữ an toàn cho văn phòng.
- Kiểm soát an ninh mạng: Các cuộc tấn công mạng vào wifi công ty và lấy cắp thông tin quan trọng ngày càng phổ biến. Những giải pháp quản lý bảo mật có thể xác định được nhân viên và những khách truy cập nào được ủy quyền và cho phép họ truy cập vào mạng của bạn.
Thách thức khi thực hiện văn phòng thông minh
- Chi phí cao: Việc cài đặt và bảo trì công nghệ văn phòng thông minh có thể tốn kém do nó đòi hỏi các kỹ thuật viên lành nghề để cài đặt, bảo trì và sửa chữa.
- Rủi ro bảo mật: Tin tặc có thể sử dụng các lỗ hổng trong một thiết bị để giành quyền truy cập vào toàn bộ mạng văn phòng, làm tổn hại dữ liệu nhạy cảm của doanh nghiệp.
- Các vấn đề về quyền riêng tư: Trong vài năm qua, các ứng dụng, trang web và công nghệ giám sát đều bị chỉ trích vì thu thập và lưu trữ “quá nhiều” dữ liệu. Khi xem xét các công nghệ thông minh mới cho văn phòng, bạn cần tìm hiểu kỹ hoặc tham khảo ý kiến của chuyên gia về quyền riêng tư.
- Khả năng tương thích: Công nghệ văn phòng thông minh có thể không tương thích với các thiết bị và hệ thống cũ hơn. Một lưu ý nữa là nhiều nhà cung cấp IoT tạo ra các thiết bị chỉ tương thích với phần cứng và phần mềm hợp tác với thương hiệu của họ.
- Nguy cơ cá nhân hóa và mất kết nối: Việc mọi người có thể tự do đặt phòng làm việc riêng tư cũng tồn tại một số mặt trái. Nó có thể gây ra sự mất kết nối giữa các cá nhân với nhau do họ không còn giao tiếp thường xuyên.
Văn phòng thông minh là xu hướng của thế giới trong tương lai. Epione hy vọng những thông tin trên hữu ích và góp phần giúp doanh nghiệp ra quyết định đúng đắn khi xây dựng một nơi làm việc “thông minh”, đảm bảo đầu ra chất lượng.
