Công thái học văn phòng là gì?

Một văn phòng ứng dụng công thái học sẽ trông như thế nào? Tại sao công thái học lại quan trọng cho văn phòng thời nay? Những yếu tố nào cần xem xét khi triển khai công thái học văn phòng? Hãy cùng Epione tìm hiểu câu trả lời trong bài viết này nhé!

Công thái học văn phòng sẽ trông như thế nào?

Công thái học là ngành khoa học liên quan đến những hiểu biết về sự tương tác giữa con người và các yếu tố khác của hệ thống, đồng thời là nghề áp dụng lý thuyết, nguyên tắc, dữ liệu và phương pháp vào thiết kế nhằm tối ưu hóa sức khỏe con người và hệ thống tổng thể hiệu suất. Từ ecgônômi xuất phát từ tiếng Hy Lạp “ergon” – công việc và “nomos” – luật lệ. Khi ghép chúng lại sẽ có nghĩa là “luật làm việc” hoặc “khoa học làm việc”.

Tương tự, công thái học văn phòng đề cập đến khoa học thiết kế nơi làm việc sao cho phù hợp với khả năng và giới hạn của người lao động theo cách tối ưu hóa sức khỏe, sự thoải mái và năng suất của từng cá nhân. Nó liên quan đến việc tạo ra một không gian làm việc thúc đẩy tư thế thích hợp, giảm nguy cơ rối loạn cơ xương và giảm thiểu căng thẳng về thể chất do thời gian ngồi làm việc kéo dài.

Tại sao văn phòng công thái học lại quan trọng?

1. Những rủi ro có thể gặp khi không ứng dụng công thái học

Theo Cơ quan Nghiên cứu Công thái học của Văn phòng Bang Washington, loại yêu cầu bồi thường thương tích lớn nhất ở văn phòng là Rối loạn cơ xương liên quan đến công việc (WMSD's). WMSD chiếm hơn 40% yêu cầu bồi thường tai nạn lao động của nhân viên văn phòng. Những thương tích này đang khiến các chủ lao động thuộc Quỹ Tiểu bang tiêu tốn hơn 12 triệu đô la mỗi năm về chi phí y tế và tổn thất thời gian, đồng thời gây ra hơn 70.000 ngày làm việc bị mất mỗi năm.

Việc không ứng dụng công thái học hoặc ứng dụng sai cách có thể dẫn đến các tình trạng phổ biến như sau:

• Các chấn thương do căng thẳng lặp đi lặp lại: Bao gồm các cảm giác đau ở cơ, dây thần kinh và gân do cử động lặp đi lặp lại trong tư thế ngồi không thoải mái. Hầu hết các trường hợp chấn thương do căng thẳng lặp đi lặp lại đều có gốc rễ ở các dây thần kinh ở phần trên cơ thể, từ dây thần kinh ở cổ và vai xuống cổ tay và bàn tay. Một ví dụ dễ nhìn thấy là tình trạng đau cổ tay và bàn tay do gõ phím.
• Đau lưng và cổ: Đây là “kẻ thù” của hầu hết nhân viên văn phòng hiện nay. Tựa đầu và tựa lưng không phù hợp có thể dẫn đến đau lưng và cổ. Về lâu dài, cơn đau có thể phát triển thành thoát vị đĩa đệm hoặc thoái hóa cột sống. Do vậy, sử dụng bàn ghế phù hợp với kích thước cơ thể là tối quan trọng để bảo vệ sức khỏe người sử dụng. Đau lưng và cổ do ngồi ghế không phù hợp

• Vấn đề về tiêu hóa: Mặc dù điều này nghe có vẻ khó xảy ra nhưng ngồi ở tư thế không tốt cho sức khỏe có thể ảnh hưởng đến quá trình tiêu hóa trong một số trường hợp. Ví dụ, tư thế khom lưng có thể gây chèn ép các cơ quan trong bụng, bao gồm cả đường tiêu hóa. Từ đó ảnh hưởng đến quá trình trao đổi chất của cơ thể.
• Hội chứng thị giác máy tính: Hội chứng thị giác máy tính đề cập đến một nhóm các vấn đề liên quan đến thị lực do sử dụng máy tính trong thời gian dài bao gồm: Kích ứng mắt (khô mắt, ngứa mắt, đỏ mắt), nhìn không rõ, đau đầu, đau lưng, đau cổ, đau cơ mệt mỏi,.. xảy ra khi ngồi làm việc trong môi trường không phù hợp, ví dụ như khoảng cách từ mắt đến màn hình không đạt chuẩn.
• Hội chứng ống cổ tay: Là một trong những bệnh rối loạn cơ xương phổ biến nhất, hội chứng ống cổ tay thường gây đau, tê và ngứa ran ở bàn tay và cánh tay. Cơn đau xảy ra khi một trong những dây thần kinh chính của bàn tay – dây thần kinh giữa bị chèn ép khi di chuyển qua cổ tay. Nguyên nhân chính thường do vị trí đặt chuột và bàn phím sai cách.

2. Lợi ích nhận được khi ứng dụng công thái học văn phòng

Công thái học văn phòng ngoài lợi ích rõ rệt trong việc giúp cải thiện sức khỏe người lao động, nó còn đem đến những ưu điểm như sau:

• Gia tăng năng suất làm việc: Các giải pháp công thái học tốt cho phép nhân viên tập trung vào nhiệm vụ của họ và không bị phân tâm bởi sự khó chịu đến từ tư thế ngồi không thoải mái. Ngược lại, nếu được trang bị công thái học đúng cách, nhân viên sẽ cảm thấy dễ chịu, về tâm trạng lẫn thể chất, từ đó thúc đẩy năng suất, khả năng sáng tạo cũng như làm tăng hiệu quả công việc.
• Cắt giảm chi phí vận hành: Liệu đầu tư vào nội thất văn phòng công thái học có thể giúp công ty tiết kiệm tiền về lâu dài? Công thái học văn phòng có thể giúp giảm chi phí bảo hiểm của công ty bằng cách giảm nguy cơ nhân viên bị thương tích và bệnh tật liên quan đến công việc thông qua tiền bồi thường chấn thương trong công việc. Ví dụ, tổng chi phí cho thương tích và bệnh tật tại nơi làm việc ở Anh là 18,8 tỷ bảng Anh, với khoảng 40% chi phí là do chấn thương tại nơi làm việc.
• Cải thiện sự hài lòng của nhân viên: Chấn thương do căng thẳng lặp đi lặp lại và nhiều vấn đề khác thường xảy ra ở những văn phòng không tập trung vào công thái học và sức khỏe. Bằng cách triển khai nội thất văn phòng công thái học, công ty bạn có thể góp phần củng cố văn hóa chăm sóc sức khỏe và thể hiện rằng bạn quan tâm đến sức khỏe và sự an toàn của nhân viên. Điều này làm gia tăng sự hài lòng của nhân viên và là một điểm cộng trong tuyển dụng nhân tài trong tương lai! Cải thiện sự hài lòng của nhân viên.
• Tạo nên văn hóa lành mạnh: Ứng dụng công thái học thể hiện sự cam kết của công ty bạn về an toàn và sức khỏe của nhân viên như một giá trị cốt lõi thuộc văn hóa công ty. Nhân viên khỏe mạnh là tài sản quý giá nhất của một tổ chức. Do đó, việc tạo dựng và thúc đẩy văn hóa an toàn và đề cao sức khỏe tại công ty sẽ mang lại những ảnh hưởng tích cực và tốt đẹp lên toàn bộ hệ thống.

Những ý tưởng thiết lập văn phòng công thái học

1. Sử dụng đồ nội thất và thiết bị công thái học

Một văn phòng công thái học sẽ truyền cảm hứng cho các cá nhân trong đó làm việc với một tinh thần hứng khởi, sáng tạo, hoàn thành công việc tốt hơn và từ đó cảm thấy hạnh phúc hơn. Trang thiết bị là thành phần quan trọng tác động trực tiếp đến trải nghiệm làm việc của nhân viên, chúng có thể bao gồm:

• Bàn làm việc nâng hạ: Bàn làm việc có khả năng nâng hạ độ cao được cho là giúp gia tăng năng suất làm việc và rất tốt cho sức khỏe thể chất. Khi lựa chọn, bạn cũng nên cân nhắc các yếu tố như chất liệu, chiều dài, chiều rộng, tải trọng,... nhằm đảm bảo phù hợp với nhu cầu của từng phòng ban.
• Ghế công thái học: Dân văn phòng thường ngồi từ 7, 8 tiếng, thậm chí lên đến 12 tiếng mỗi ngày. Dành phần lớn thời gian để ngồi sẽ gây ra nhiều vấn đề về sức khỏe như mình đã đề cập phía trên. Do đó, trang bị cho nhân viên những chiếc ghế công thái học với đầy đủ tính năng cần thiết là vô cùng quan trọng. Một chiếc ghế công thái học tốt hỗ trợ giữ cho cơ thể ở tư thế chuẩn, tránh các tác động tiêu cực cho sức khỏe. Dân văn phòng ngồi ghế công thái học
• Màn hình xoay linh động: Liệu nhân viên của bạn có thể đọc rõ màn hình mà không cần cúi đầu, cổ hoặc phần thân về phía trước hoặc sau không? Những hành động này dễ làm họ mất tập trung, cảm thấy khó chịu và gây ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe. Để linh động hơn, công ty bạn có thể cân nhắc sử dụng arm màn hình cho khả năng xoay linh động để phù hợp cho các tác vụ khác nhau.
• Bàn phím và chuột công thái học: Theo Viện Y tế Hoa Kỳ, những người sử dụng máy tính nhiều có nguy cơ mắc các vấn đề y tế như hội chứng ống cổ tay cao hơn một phần do cách mà tay họ di chuyển trên bàn làm việc. Sử dụng bàn phím và chuột công thái học là giải pháp tối ưu trong việc giữ cho cổ tay thẳng và không phải chịu áp lực.

2. Xem xét các yếu tố môi trường

Ánh sáng, nhiệt độ, âm thanh, cây xanh là các yếu tố môi trường ảnh hưởng đến chúng ta rất nhiều nhưng lại không nhận được sự quan tâm đúng mực. Công ty bạn có thể cân nhắc các giải pháp sau như là ý tưởng cho việc thiết lập môi trường công thái học:

• Ánh sáng: Văn phòng công ty cần đảm bảo đủ ánh sáng với cửa sổ lớn, nhưng không quá sáng đến mức gây chói mắt hoặc làm mờ màn hình máy tính của nhân viên. Thêm vào đó, ánh sáng tự nhiên được cho là có công dụng cải thiện tâm trạng và sự tập trung đáng kể đấy!
• Âm thanh: Hãy cố gắng hết sức để giảm tiếng ồn xung quanh, như lựa chọn loại cửa văn phòng có công dụng chống ồn, bởi không phải ai cũng có thể tập trung được trong một không gian ồn ào. Nhưng ngược lại, những bản nhạc không lời, tiếng ồn trắng, âm thanh thiên nhiên lại có tác dụng giúp tập trung làm việc hiệu quả.
• Nhiệt độ: Một số nghiên cứu cho rằng môi trường ấm áp sẽ tốt hơn cho tư duy sáng tạo, trong khi ở nhiệt độ mát mẻ hơn sẽ tốt cho những công việc đòi hỏi sự tỉnh táo. Thật khó để đưa ra một mức nhiệt độ thích hợp cho tất cả mọi người, nhưng David Shipworth, một nhà nghiên cứu tại Viện Năng lượng UCL, cho rằng nó có thể ở đâu đó trong khoảng từ 22 đến 24°C.
• Cây xanh: Thực vật không những đem đến không khí trong lành cho văn phòng mà nó còn giúp cải thiện tâm trạng của chúng ta. Lựa chọn những loại cây ít cần sự chăm sóc, không cần ánh nắng trực tiếp như xương rồng, sen đá, lô hội,... sẽ dễ dàng cho sự nuôi dưỡng mà không tốn nhiều thời gian. Trang trí thêm cây xanh cho văn phòng làm việc

3. Hướng dẫn về công thái học văn phòng

Tuy thiết kế công thái học trên các sản phẩm nội thất văn phòng đã tối ưu các thông số và sự linh hoạt cho dáng ngồi chuẩn nhưng nó vẫn chưa thực sự đủ. Giống như khi bạn mua một món đồ mà không rõ về cách sử dụng thì cũng chưa tận dụng được hết sức mạnh của món đồ đó. Hiểu về tư thế chuẩn sẽ giúp người sử dụng khai phá các tiềm năng của sản phẩm công thái học một cách triệt để.

Công ty bạn nên triển khai các buổi đào tạo nội bộ nhằm hướng dẫn nhân viên về cách sử dụng các đồ nội thất công thái học, các thiết bị hỗ trợ thông minh trong văn phòng và am hiểu về tư thế ngồi chuẩn công thái học.

4. Phát triển văn hóa nghỉ ngơi

Cho dù không gian làm việc có được tối ưu hóa đến mức nào đi chăng nữa thì mỗi cá nhân cũng cần có thời gian nghỉ ngơi để hồi phục năng lượng. Giờ giải lao không nhất thiết phải phức tạp, chúng có thể đơn giản như việc đứng lên và đi vòng quanh bàn làm việc vài lần. Những khoảng nghỉ ngắn và thường xuyên để di chuyển trong buổi học được cho là có lợi hơn những khoảng nghỉ dài và không thường xuyên. Các nhà nghiên cứu khuyên chúng ta nên dành cho mình 10 đến 15 phút cho mỗi 60 phút làm việc. Công ty có thể triển khai khung thời gian giải lao tự do hoặc khuyến khích mọi người thực hiện các động tác giãn cơ nhẹ nhàng trong 5 đến 10 phút.

Hiện nay, một số văn phòng đã triển khai ứng dụng công thái học thành công. Tuy nhiên, nó vẫn chưa được biết đến rộng rãi hoặc được hiểu đúng. Hy vọng thông qua bài viết này, Epione đã đem đến cho bạn những kiến thức hữu ích và là một phần trong khởi đầu tốt đẹp cho hành trình thiết lập văn phòng công thái học sắp tới!