Một bàn làm việc có tổ chức có thể là khởi đầu của một cuộc sống có tổ chức. Dù là bàn làm việc chốn văn phòng hay ngay tại nhà, sẽ luôn có cách sắp xếp tốt hơn. Mỗi một thay đổi nhỏ cũng sẽ góp phần tạo nên những thành tựu tuyệt vời. Bài viết này sẽ khám phá sâu hơn những lợi ích mà một bàn làm việc có tổ chức đem lại cho bạn, cũng như gợi mở những ý tưởng có thể dễ dàng ứng dụng.
Lợi ích khi sắp xếp góc làm việc khoa học
1. Tăng năng suất làm việc
Bạn có thường chú ý đến “núi giấy tờ” đặt trên bàn hay cảm giác thiếu động lực và chán nản khi bắt đầu làm việc? Các nhà khoa học tại Viện Khoa học thần kinh Đại học Princeton đã sử dụng fMRI và các phương pháp tiếp cận khác để chỉ ra rằng bộ não của chúng ta thích trật tự.
Những nhắc nhở trực quan liên tục về sự vô tổ chức làm cạn kiệt nguồn nhận thức và giảm khả năng tập trung của chúng ta. Theo một thống kê khác, bàn làm việc sạch sẽ giúp tăng năng suất và sự bền bỉ lên đến 84%.
Khi mọi thứ bạn cần đều nằm đúng vị trí của nó, bạn sẽ dễ dàng tìm thấy mà không mất nhiều thời gian, gây ảnh hưởng sự tập trung. Khi bạn tập trung cao độ, năng suất làm việc cũng tăng theo, và bạn sẽ kết thúc công việc nhanh hơn dự kiến.
2. Cải thiện sự ổn định tinh thần
Một chiếc bàn làm việc gọn gàng và ngăn nắp sẽ tạo cho bạn cảm giác thứ tự và có tổ chức. Bạn biết rằng quyển sổ sẽ nằm trên chiếc kệ nhỏ, cây bút sẽ nằm trong lọ đựng bút ngay trước mặt,... mà không phải tốn năng lượng lục lọi. Hơn nữa, bàn làm việc cũng như những suy nghĩ của bạn, khi nó càng đơn giản, trí não sẽ có khoảng trống cho sự sáng tạo, những suy nghĩ tích cực và giảm căng thẳng đáng kể.
Ngược lại, một bàn làm việc lộn xộn có thể ảnh hưởng xấu đến sức khỏe tinh thần, theo báo cáo của Tạp chí Harvard Business Review. Bạn sẽ trở nên dễ cáu bẳn với tình trạng đồ đạc lộn xộn, ngược lại cảm thấy thư thái, dễ chịu với chiếc bàn ngăn nắp.
Cải thiện sự ổn định tinh thần.
3. Bảo vệ sức khỏe
Không gian làm việc không được vệ sinh thường xuyên sẽ tạo điều kiện cho vi-rút gây bệnh như cúm phát triển, khiến bạn không thể làm việc hiệu quả. Một góc làm việc sạch sẽ và ngăn nắp không những giữ cho bạn thoải mái tinh thần mà còn tránh các bệnh lý liên quan đến đường hô hấp.
4. Khả năng ngủ ngon hơn
Bạn không nghe nhầm đâu! Mặc dù không liên quan trực tiếp đến giấc ngủ, nhưng trải nghiệm làm việc năng suất với chiếc bàn gọn gàng sẽ cho bạn cảm giác thành tựu và thỏa mãn. Ngoài ra, cảm giác thư giãn và xả stress mà nó mang lại cũng giúp bạn dễ đi vào giấc ngủ hơn.
5. Bảo quản các trang thiết bị
Môi trường làm việc bụi bẩn có thể ảnh hưởng đến hiệu suất của các thiết bị như máy in, máy tính và các thiết bị khác khiến chúng dễ bị hỏng hóc. Việc vệ sinh trang thiết bị thường xuyên sẽ giúp kéo dài tuổi thọ và giảm hư hỏng nhiều nhất có thể.
Bảo quản trang thiết bị.
Tips sắp xếp góc làm việc cho hiệu quả tối đa
1. Bỏ đi các món đồ không còn sử dụng
Bạn có món đồ nào mà cả năm qua không dùng tới không? Liệu nó có còn đem lại cho bạn giá trị hay chỉ là vật không cần thiết như những tấm quảng cáo bạn được phát cho, những quyển tạp chí đã cũ, món đồ chơi bạn từng thích mê hay chiếc bút bi đã hết mực từ lâu? Đã đến lúc phải xem xét kĩ, liệu trong tương lai bạn còn cần chúng không?
Hãy kiểm tra kỹ trong kệ sách, ngăn kéo tủ, các góc khuất mà bạn không thường đụng đến để đảm bảo không bỏ sót gì nhé. Dọn dẹp chúng bằng cách sắp xếp lại, đem bỏ đi hoặc trao lại cho người khác đều là những giải pháp giúp giải phóng không gian làm việc một cách hiệu quả.
2. Thêm nguồn cảm hứng
Sau khi bỏ đi những thứ không cần thiết, giờ là lúc thêm vào những nguồn cảm hứng bất tận của bạn. Tấm poster với câu quote đầy động lực, bức tranh lớn đầy ý nghĩa, hay chậu cây nhỏ bé xinh,... sẽ khiến bạn có hứng thú vào bàn làm việc hơn đó!
Bạn cũng cần lưu ý trong trường hợp có quá nhiều “món ăn tinh thần”, bạn cần suy nghĩ kỹ về món mình cần, tránh việc trưng bày quá nhiều thứ gây sao nhãng.
3. Tối đa hóa không gian
Bạn đã bỏ bớt nhiều thứ, nhưng sao trông nó cứ bừa bộn? Bạn có từng nghe qua đèn bàn kẹp, đèn treo màn hình, arm màn hình hay kệ nâng màn hình chưa? Chúng sẽ góp phần to lớn vào việc tối đa hóa không gian của bạn, cũng như khiến góc làm việc trở nên tối giản và hitech hơn đó!
Tối đa hóa không gian.
4. Dán nhãn và phân loại
Nếu việc ghi nhớ vị trí các tài liệu làm bạn căng thẳng và mất thời gian, việc dán nhãn và phân loại sẽ có ích cho bạn đấy! Bạn sẽ tìm thấy thứ mình cần nhanh chóng khi chúng ở một vị trí được chỉ định. Ví dụ như hóa đơn sẽ nằm trong túi sơ mi màu xanh, trong khi các giấy tờ quan trọng sẽ nằm trong ngăn kéo tủ phía bên trái.
5. Làm gọn dây cáp
Bên trên mặt bàn đã gọn gàng rồi, còn phía dưới thì sao? Những dây cáp bị rối vào nhau gây khó chịu khi ngồi làm việc cũng như khi nhìn vào. Hãy giữ cho chúng không bị rối bằng khay đi dây hoặc kẹp giữ dây cáp để trông gọn gàng và ngăn nắp hơn. Bạn cũng có thể cân nhắc dán nhãn cho dây và bộ sạc để dễ theo dõi.
6. Chuẩn bị sọt rác để bàn
Việc phải đi bộ một quãng để vứt thứ gì đó có thể khiến bạn khó giữ thói quen bỏ rác đúng nơi, mảnh rác đó sẽ nằm trên bàn lâu hơn. Chiếc sọt rác để bàn sinh ra là để đảm nhiệm “trọng trách” này. Khi bạn xong việc, chỉ cần đem đổ đi là xong. Trông nó nhỏ nhưng rất cần thiết đó nha!
7. Chuyển đổi sang kỹ thuật số
Thay vì lưu trữ các tệp giấy, bạn có thể lưu trữ chúng trên máy tính. Ví dụ, lịch để bàn có thể thay thế thành lịch trên điện thoại, sách giấy giờ đây có thể chuyển sang ebook, các tập tài liệu cũng chuyển thành tập tin pdf trên máy tính,... Mặt khác, hạn chế sử dụng giấy cũng là góp phần bảo vệ hành tinh xanh này đó.
Chuyển đổi sang kỹ thuật số.
8. Dọn dẹp và vệ sinh mỗi ngày
Sau tất cả, nếu không vệ sinh mỗi ngày thì việc bạn sắp xếp sẽ trở nên vô nghĩa. Cuối ngày, bạn chỉ cần dành 5-10 phút để đưa mọi thứ về đúng vị trí và lau dọn cho lần tới làm việc. Việc này giúp cho lần làm việc tiếp theo trở nên hứng khởi hơn, bởi đã có một nơi sạch sẽ, có tổ chức đang chờ đón bạn.
Những điều mình nêu trên bao gồm các lợi ích đáng kể và một vài gợi ý về cách sắp xếp bàn làm việc dành cho bạn. Cần có thời gian để thực hiện những thói quen mới cũng như thích nghi với sự thay đổi, nhưng tất cả đều xứng đáng và biến khoảng thời gian làm việc trở nên thoải mái và dễ chịu hơn.
