Hiện nay, đối với cá nhân hay các doanh nghiệp, nơi làm việc luôn được xem là một không gian quan trọng và đáng được đầu tư. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách tạo ra một môi trường làm việc tối ưu để tăng năng suất công việc, đảm bảo sức khỏe thể chất lẫn tinh thần. Vì vậy, trong bài viết này Epione sẽ chia sẻ những kiến thức và kinh nghiệm của mình để giúp bạn có thể thiết kế một không gian làm việc thật sự tối ưu. Bạn có thể dễ dàng áp dụng những mẹo (tips) này khi bố trí văn phòng cho công ty hoặc phòng làm việc ngay tại nhà.
Lợi ích khi có một không gian làm việc tập trung và tiện dụng
Bạn nhận được gì khi đầu tư thiết kế một không gian làm việc thật sự tập trung và tiện dụng? - Có lẽ đây sẽ là câu hỏi của nhiều cá nhân khi bắt đầu thực hiện một việc gì đó.
Một nghiên cứu cụ thể về lợi ích của việc thiết kế một không gian làm việc tập trung và tiện dụng là "The Impact of Workplace Design on Employee Performance and Health" của các tác giả Tania de Koning, Josette Homan van der Heide, và Henk W.M. Korteling, được công bố trong tạp chí International Journal of Environmental Research and Public Health vào tháng 12 năm 2020.
Nghiên cứu này đã tiến hành khảo sát trên 198 nhân viên làm việc tại một công ty ở Hà Lan và đánh giá sự ảnh hưởng của thiết kế không gian làm việc đến hiệu suất làm việc và sức khỏe của nhân viên. Các kết quả cho thấy rằng việc tạo ra một không gian làm việc tập trung và tiện dụng đã có những lợi ích sau:
1. Tăng năng suất làm việc
Thiết kế không gian làm việc tập trung và tiện dụng đã có tác động tích cực đến năng suất làm việc của nhân viên. Những người làm việc trong môi trường được thiết kế tốt hơn có thể hoàn thành nhiều công việc hơn trong thời gian ngắn hơn so với những người làm việc trong môi trường không được tối ưu bằng.
2. Giảm căng thẳng
Thiết kế không gian làm việc tập trung và tiện dụng cũng giúp giảm căng thẳng (stress) cho nhân viên. Những người làm việc trong môi trường được thiết kế tốt hơn có ít khả năng gặp phải các yếu tố gây stress và có thể cảm thấy thoải mái hơn trong quá trình làm việc.
Thực tế, nếu không gian làm việc được tối ưu hóa nhất, bạn và các cộng sự có thể dễ dàng trao đổi công việc cũng như kết nối hơn tại văn phòng. Từ đó, phần nào những căng thẳng hay rào cản về công việc sẽ được phá bỏ.
Khu vực làm việc tối ưu sẽ giúp nhân viên giảm được áp lực công việc, gắn kết cộng sự hơn.
3. Tăng khả năng tập trung
Thiết kế không gian làm việc tập trung và tiện dụng cũng đã có tác động tích cực đến khả năng tập trung của nhân viên. Những người làm việc trong môi trường được thiết kế tốt hơn có thể tập trung vào công việc của mình một cách hiệu quả hơn.
Vì nếu nội thất văn phòng đã mang lại sự thoải mái, đồ dùng văn phòng đầy đủ, tiện dụng, nhân viên có thể chú tâm hơn vào công việc của mình mà không bị phân tâm bởi những yếu tố tác động khác.
4. Nâng cao sự sáng tạo
Thiết kế không gian làm việc tập trung và tiện dụng cũng có thể nâng cao sự sáng tạo của nhân viên. Những người làm việc trong môi trường được thiết kế tốt hơn có khả năng nghĩ ra các ý tưởng mới và sáng tạo hơn.
Bên cạnh đó, dựa trên kinh nghiệm làm về các sản phẩm công thái học phục vụ cho các môi trường làm việc, Epione nhận ra rằng, một không gian làm việc tốt có thể đem lại những giá trị tích cực đến sức khỏe thể chất lẫn tinh thần. Ví dụ: Khi phải làm việc liên tục dưới màn hình máy tính, một chiếc Monitor Arm sẽ giúp bạn dễ dàng điều chỉnh khoảng cách màn hình một cách phù hợp. Từ đó giảm thiểu tình trạng mỏi mắt, khom lưng, vẹo cổ… gây đau mỏi cơ thể. Chính từ những cơn đau thể chất, bạn sẽ nhanh chóng muốn rời khỏi bàn làm việc. Phần lớn, bạn sẽ cảm thấy mệt mỏi về cả tinh thần mỗi khi ngồi vào bàn làm việc.
Vì vậy, thiết kế được một không gian làm việc thật sự tối ưu, tạo nên sự tập trung cho trí não và thuận tiện khi làm việc là điều vô cùng cần thiết.
3 lưu ý cơ bản khi bố trí (set up) không gian làm việc
Tùy vào nhu cầu, sở thích cá nhân hay điều kiện kinh tế mà mỗi cá nhân hay doanh nghiệp sẽ lựa chọn những cách set up không gian làm việc khác nhau. Thế nhưng, điểm chung là tất cả chúng ta đều muốn có được một không gian thực sự thoải mái, mang lại sự tập trung cao độ khi làm việc. 3 lưu ý cơ bản khi thiết kế một không gian làm việc dưới đây hy vọng sẽ giúp bạn “gỡ rối” khi thi công cũng như bố trí không gian làm việc cho mình:
1. Chọn bàn ghế
Việc chọn bàn ghế làm việc phù hợp là rất quan trọng để đảm bảo sự thoải mái và hiệu quả khi làm việc. Tùy vào thể trạng con người, mỗi quốc gia trên Thế giới đều sẽ có những tiêu chuẩn khuyến nghị riêng cho các kích thước bàn và ghế làm việc.
Bàn và ghế làm việc là những món đồ nội thất cơ bản nhất, cần được chú trọng đầu tư.
Về chiều cao của bàn: Ở Bắc Mỹ, chiều cao tiêu chuẩn của một chiếc bàn làm việc là 29 inches (73.66 cm) nhưng không có một tiêu chuẩn nào về ghế làm việc. Ở Anh, chiều cao khuyến nghị là 28 - 30 inches (71.2 - 76.2 cm) cho bàn làm việc. Tuy nhiên, chiều cao của mỗi người làm không giống nhau. Nếu chiều cao bàn không phù hợp sẽ dẫn đến sự không thoải mái cho cổ, vai, lưng và các bệnh lý đi kèm khác. Vì vậy, những loại bàn nâng hạ là một giải pháp tối ưu cho vấn đề này.
Về độ rộng của bàn: Tùy vào nhu cầu sử dụng, tính chất công việc hay sở thích mà có những kích thước về độ rộng của bàn. Dù vậy, điểm chung là phải đủ chỗ lưu trữ đồ dùng và thoải mái cho cánh tay. Thông thường kích thước chiếc bàn làm việc thường rơi vào khoảng 120x60cm. Tuy nhiên, bạn có thể “gia giảm” kích thước này tùy theo nhu cầu vì hiện tại cũng có rất nhiều loại bàn với các kích thước khác nhau.
** Một mẹo nhỏ giúp bạn tối ưu bàn làm việc hơn như: Sử dụng Giá treo màn hình (Monitor Arm) để máy tính của bạn gọn gàng và linh hoạt hơn; trang bị thêm các loại tủ/kệ để lưu trữ tài liệu…
Về các kích thước của ghế: Tương tự, không có một tiêu chuẩn nhất định về độ rộng của chiếc ghế làm việc. Bạn có thể tham khảo kích thước được khuyến nghị ở Anh là ghế nên cao 18 inches (45.72 cm); ở Mỹ, chiều cao ghế từ 16 - 20 inches (40.64 - 50.8 cm), chiều rộng từ 19 - 21 inches (48.26 - 53.34 cm) và chiều sâu 15 - 19 inches (38.1 - 48.26 cm). Thêm vào đó, nếu ghế có tựa lưng và tựa đầu sẽ giúp người sử dụng có thể giữ thăng bằng và ngồi thoải mái hơn. Và cũng như đề cập, thể trạng của mỗi người là không giống nhau nên những kích thước trên chỉ mang tính tham khảo. Hiện nay trên thị trường cũng có rất nhiều các loại ghế văn phòng với các kết cấu, tiêu chí đánh giá, giá tiền… khác nhau.
Bên cạnh đó, bạn có thể trang bị thêm các phụ kiện cho bàn và ghế làm việc của mình thêm thoải mái. Thảm trải bàn làm việc DeskPad, kê chân, đệm ghế… là những món phụ kiện hữu ích và đang nhận được nhiều sự quan tâm của dân văn phòng.
2. Màu sắc không gian làm việc
Thiết kế màu sắc không gian làm việc cần phải được xem xét kỹ lưỡng vì đó cũng là một yếu tố ảnh hưởng đến trải nghiệm của bạn lúc làm việc. Dưới đây là một số gợi ý về cách thiết kế màu sắc không gian làm việc để tối ưu nhất:
Về màu sắc: Khi bạn muốn tạo cảm giác rộng rãi và thoáng mát cho không gian làm việc, các màu như: trắng, xám nhạt, vàng nhạt, be… là những lựa chọn hàng đầu. Nếu bạn muốn tạo ra một không gian có ấm cúng, chuyên nghiệp và pha chút huyền bí thì màu trầm như đen, nâu, xanh dương đậm… sẽ là một lựa chọn đáng cân nhắc.
Kết hợp màu tương phản: Khi thiết kế không gian làm việc, bạn có thể kết hợp các màu tương phản để tạo điểm nhấn và làm cho không gian thêm sinh động. Ví dụ, kết hợp màu trắng với màu đen, hoặc màu xanh dương với màu vàng hoặc đen. Bạn có thể linh động kết hợp dựa trên màu sắc yêu thích, màu sắc phong thủy hay màu sắc thương hiệu.
Bàn làm việc với tông màu đen - xanh dương kết hợp được rất nhiều bạn trẻ yêu thích và lựa chọn.
Tóm lại, khi thiết kế màu sắc cho không gian làm việc, bạn cần “gạch đầu dòng” những ưu tiên của mình. Ví dụ: Bạn ưu tiên chọn màu theo phong thủy hay sở thích? Bạn muốn tạo ra cảm giác phóng khoáng, rộng rãi hay ấm cúng, riêng tư cho khu vực làm việc của mình?
3. Bố trí hướng làm việc
Riêng về vấn đề bố trí hướng làm việc, sẽ có nhiều những ý kiến, tranh luận khác nhau. Có bạn sẽ lựa chọn hướng làm việc theo tâm linh, phong thủy nhưng có những bạn sẽ ưu tiên chọn hướng làm việc theo khoa học. Dưới đây là một số gợi ý của Epione giúp bạn bố trí hướng làm việc dưới góc nhìn phong thủy và khoa học:
Ở góc độ phong thủy, hướng bàn làm việc về các hướng Đông - Tây - Nam - Bắc sẽ tùy mệnh và tuổi để lựa chọn. Tuy nhiên, có những “công thức chung” cho bạn dễ áp dụng như: nên hướng mặt ra cửa, sau lưng bàn làm việc nên có điểm tựa, tránh gần nhà vệ sinh hay những nơi không sạch sẽ…
Bên cạnh đó, bạn có thể sử dụng các vật phẩm phong thủy như đá mã não hay kim loại để tạo vật chắn giúp hấp thụ năng lượng xấu.
Dưới góc độ khoa học, vị trí ghế làm việc cần đặt sao cho người sử dụng có tầm nhìn rộng rãi. Khoảng cách giữa bàn làm việc và ghế nên được giữa trong khoảng 60-75 cm để tạo sự dễ chịu cho người sử dụng. Bên cạnh đó, bạn nên chọn bàn làm việc và ghế có kích thước và chiều cao phù hợp với cơ thể để tạo cảm giác thoải khi ngồi làm việc. Nên sử dụng đèn chiếu sáng có độ sáng và hướng chiếu phù hợp để tránh làm mỏi mắt và ảnh hưởng đến sức khỏe.
Một vài mẹo (tips) giúp bạn setup nơi làm việc với không gian và ngân sách hạn chế
Nếu bạn có một không gian và ngân sách hạn chế nhưng vẫn muốn setup riêng cho mình một khu vực làm việc thuận tiện và giúp tập trung cao độ, đừng lo lắng, Epione sẽ “mách nhỏ” cho bạn một vài mẹo hay ho.
1. Tìm không gian phù hợp
Nếu không có phòng làm việc riêng, bạn có thể tìm một góc nhỏ trong nhà hoặc căn phòng đa năng để đặt bàn làm việc. Nếu không có đủ không gian, bạn có thể xem xét việc sử dụng bàn làm việc cơ bản, bàn làm việc gấp gọn hoặc bàn làm việc di động để linh động hơn trong việc cất gọn khi không sử dụng.
2. Chọn đồ nội thất hợp lý
Bạn nên chọn đồ nội thất nhỏ gọn và phù hợp với không gian của bạn. Nếu bạn muốn tiết kiệm chi phí, bạn có thể tìm kiếm các sản phẩm giá rẻ nhưng chất lượng vẫn tốt trong tầm giá. Tuy nhiên, nếu ngân sách quá hạn chế, bạn có thể cân nhắc mua lại các món đồ nội thất cũ.
3. Sử dụng màu sắc và ánh sáng phù hợp
Sử dụng màu sắc nhẹ nhàng từ không gian đến những phụ kiện trên bàn làm việc. Bàn làm việc cơ bản màu trắng hoặc màu đen là một gợi ý đáng cân nhắc. Song song đó, cần có ánh sáng tự nhiên để tạo cảm giác thoải mái và sảng khoái. Bạn cũng nên sử dụng đèn chiếu sáng phù hợp để tăng cường ánh sáng và tạo sự tập trung.
Một căn phòng đầy đủ ánh sáng là yếu tố cơ bản để setup một không gian làm việc tối ưu.
4. Bố trí bàn làm việc hợp lý
Bạn nên bố trí bàn làm việc sao cho tiện lợi và thoải mái cho việc làm việc. Bạn cũng nên sắp xếp các vật dụng và tài liệu một cách gọn gàng để tăng hiệu quả làm việc. Có thể trang bị thêm một tủ gọn nhẹ như dòng tủ Epione KeeperBox để “gia hạn” không gian lưu trữ.
5. Tạo chút điểm nhấn cho không gian
Hãy thêm các chi tiết nhỏ và đáng yêu để tạo không gian làm việc thân thiện và vui vẻ. Bạn có thể thêm một số cây xanh, tranh ảnh hoặc đồ trang trí để làm cho không gian của bạn thêm sinh động, có sức sống.
Cây xanh có thể giúp hấp thụ bức xạ từ máy tính, giảm thiểu tác hại của công cụ làm việc này tới sức khoẻ. Đồng thời mang lại cảm giác dễ chịu tại nơi làm việc.
Tóm lại, dù ngân sách lớn hay ngân sách nhỏ, dù làm việc tại văn phòng hay ngay tại nhà thì một không gian làm việc thật sự tối ưu cho sự tập trung và tiện dụng là điều rất cần thiết. Hy vọng những kiến thức và kinh nghiệm được Epione chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp bạn có thêm thông tin và ý tưởng để thiết kế được một không gian làm việc phù hợp.
